ҚР ПІБ Материалдық-техникалық қамтамасыз ету басқармасы ҚР Парламенті архивін цифрландыру жұмысын жүргізеді. Архивті цифрландыру жөніндегі жұмыс үдерісі туралы ҚР ПІБ «Материалдық-техникалық қамтамасыз ету басқармасының инженерлік орталығы» РМК директорының орынбасары Асқар Құсайынов айтып берді.
- Архивті цифрландыру жобасы неден басталғанын айтып беріңізші.
«Цифрлы Қазақстан-2020» мемлекеттік бағдарламасында мемлекеттік органдардың қызметін қағазсыз технологияға көшіру қарастырылған. Парламенттің архив қоры толығымен қағаз тасымалында болды және «paper free» қағидатын ендіру құжаттардың цифрлық форматта сақталуына мүмкіндік береді.
Электронды архив Парламент қызметін цифрландыру жобасының бір бөлігі болып табылады. Онымен жұмыс жүргізу екі бөлімнен тұрады:
біріншісі – бұл жүйенің өзін енгізу,
екіншісі – қолда бар құжаттың барлығын цифрландыру. Цифрландыру көп еңбекті және уақытты қажет ететін үдеріс.
- Бүгінде архивтің көрінісі қандай?
Парламенттің ведомстволық архиві қағаз тасымалында сақталып келеді. Құжаттар жыл сайын тізілім бойынша Ұлттық архивке тапсырылады.
Оның ішінде барлық заң жобалары, қорытындылар, қаулылар мен стенограммалар бар. Біз бюджеттен тыс қаражатқа екі үлкен өнеркәсіптік сканері бар құрылғы сатып алдық, ол бізге әр бетті жедел, жақсы сапада сканерлеуге және жүйеге салуға мүмкіндік береді.
Біздің көздеген мақсатымыз не?
Біз құжаттарды Ұлттық мұрағатқа тапсырғаннан кейін біздің қолымызда қалмайды. Бір нәрсе қажет бола қалса, үнемі оны сұрату, күту керек болады. Содан біз осы мәселенің өзге елдерде қалай шешімін тапқанын зерделедік. Мысалы, Беларусьтің болсын немесе Ресей Федерациясының болсын онлайн-сервистері бар. Біз де өзіміздің цифрлық архивімізді құрғымыз келеді.
Қазір бізде қорды цифрлау жүріп жатыр, біз оны жүйеге келтіріп жатырмыз және депуттар мен аппарат қызметкерлеріне қолжетімді етеміз. Бұл олардың жұмысын әлдеқайда жылдамдатады. Жаңа заң жобаларын қабылдау кезінде олар тарихи құжаттарға жүгініп, бұрын жұмыста қандай да бір нормалардың болған-болмағанын көре алады.
Бұдан бөлек, Парламенттің кітапханасы бар, онда басылымдардың электронды нұсқалары сақталады. Келешекте біз архив пен кітапхананы біріктіріп, Парламенттің архив-кітапхана қорын жасауды жоспарлап отырмыз, ол жерден кез келген қызықтырған ақпаратты тез табуға болады.
Егер депутаттың қандай да бір заңды қарағысы келсе, ол қазір қанша уақыт алады?
Біріншіден, құжаттардың түпнұсқасы берілмейді, көшірмелері беріледі. Екіншіден, бұл белгілі бір уақытты алады. Ол үшін өтініш жазу, басшылықтың келісімін алу керек, оған архив қызметкерлерінің іріктеу жүргізуін қосыңыз, ол қай жылы қай жерде сақталатынын қарайды, қағазға физикалық тұрғыдан жетіп, көшірмесін жасайды, өтініш иесіне жібереді. Ал архивті цифрлағаннан кейін мұның бәрі депуттарға электронды түрде қолжетімді болады. Бұл уақыт пен қаражатты едәуір қысқартады.
- Сіз сканер екеу дедіңіз. Демек, жоба жұмысымен шамалы адам айналысып жатыр ғой. Біз құпияны ашып, депутаттардың заңнама тарихына жедел қолжетімділігін қанша адам қамтамасыз етіп жатқанын айт аламыз ба?
Архивтеу қызметінде бес адам істейді. Біз сыртқы өндірушілердің қызметтерінен ниетті түрде бас тарттық, әйтсе де бізге сондай қызмет ұсынғандар болды. Бірақ ол үлкен шығын, біріншіден. Екіншіден, бұл жұмысқа механикалық жағынан қарауға болмайтынын түсіну керек. Бізге сапаны қамтамасыз ету маңызды.
- Сіздер цифрлаған қағаздар – олармен не болады?
Олар тізілім бойынша өз ретімен Ұлттық архивке тұрақты сақтауға жіберілетін болады.
