Управление материально-технического обеспечения УДП РК ведет работу по оцифровке архива Парламента РК. О процессе работы по цифровизации архива рассказывает Аскар Кусаинов – заместитель директора РГП «Инженерный центр Управления материально-технического обеспечения» УДП РК.
- Расскажите, с чего начался проект оцифровки архива?
В государственной программе «Цифровой Казахстан-2020» предусмотрен переход на безбумажную технологию деятельности государственных органов. Архивный фонд Парламента полностью находился на бумажном носителе и внедрение принципа «paper free» позволит хранить документы в цифровом формате.
Электронный архив является одной из частей проекта цифровизации деятельности Парламента. Работа над ним состоит из двух частей:
первая – это внедрение самой системы,
вторая – оцифровка всех имеющихся документов. Процесс оцифровки достаточно трудоемкий и затратный по времени.
- Как выглядит архив сегодня?
Ведомственный архив Парламента хранится на бумажных носителях. Ежегодно по описи документы передаются в Национальный архив.
Там находятся все законопроекты, все заключения, постановления и стенограммы. Мы из внебюджетных средств приобрели оборудование - два больших промышленных сканера, что дает нам возможность оперативно отсканировать каждую страницу в хорошем качестве и выложить в систему.
Какую цель мы преследуем?
Когда мы сдаем в Национальный архив, у нас на руках этих документов больше нет. Каждый раз, когда что-то нужно – приходится запрашивать, ждать. Мы изучили, как этот вопрос решается в других странах. В той же Беларуси или Российской Федерации, например, есть онлайн-сервисы. Мы тоже хотим создать свой цифровой архив.
Сейчас у нас идет оцифровка фонда, мы укладываем его в систему и предоставим доступ депутатам и сотрудникам аппаратов. Это значительно ускорит их работу. И при принятии новых законопроектов они смогут обратиться к историческим документам, посмотреть были ли какие-то нормы ранее в работе.
Еще есть библиотека Парламента, в которой хранятся электронные версии изданий. В перспективе мы планируем совместить архив с библиотекой и получится такой архивно-библиотечный фонд Парламента, где можно будет быстро найти всю интересующую информацию.
Если депутат хочет посмотреть историю того или иного закона – сколько времени сейчас это занимает?
Ну, во-первых, оригиналы документов не выдаются – выдаются копии. Во-вторых, это занимает определенное время. Нужно написать заявку, получить согласие руководства, плюс сотрудникам архива необходимо сделать подборку, посмотреть, где в каком году это хранится, добраться до бумаг физически, сделать копию, отправить заявителю. После оцифровки архива все это будет доступно депутатам в электронном виде. Это значительное сокращение и времени, и средств.
- Вы сказали, что сканеров два. Это значит, что над проектом работает небольшое количество людей. Можем ли мы раскрыть секрет и сказать, сколько людей обеспечивает депутатам оперативный доступ к истории законодательства?
Служба архивирования – это пять человек. Мы намеренно отказались от услуг сторонних производителей, хотя нам такую услугу предлагали. Но это большие расходы, во-первых. Во-вторых, надо понимать, что к этой работе нельзя подходить механически. Нам важно обеспечить качество.
- Те бумаги, которые вы уже оцифровали – что будет с ними?
Они по описи будут направлены в Национальный архив на постоянное хранение, как положено.
